Porque você deveria criar uma reunião semanal com toda a empresa

Estamos na edição nº 57 da série Do ZERO ao EXIT em 100 lições – A saga de empreender uma startup do nascimento à venda, através da qual eu compartilho em 100 artigos as lições aprendidas vivenciando os desafios da minha jornada empreendedora na Hiper, do zero ao exit.

As 100 lições que aprendi empreendendo uma startup do ZERO ao EXIT

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Nas lições atuais da série tenho compartilhado aprendizados e ensinamentos sobre #gestão, para quem segura a responsabilidade de conduzir um negócio e vive a realidade de tomar decisões diante de todo tipo de desafio sem poder jogar a toalha.

Vem comigo… 👋🏻

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Quando chegavam as sextas-feiras um clima de expectativa era notável no time da Hiper. Quem não gosta de sentir o cheiro de final de semana se aproximando, hein!

Mais do que isso, nas sextas-feiras (de forma quase que religiosa) nós parávamos nosso expediente normal às 17 horas. O motivo? Era a hora do nosso encontro semanal com todo o time para, simplesmente, alinhar nossos ponteiros.

Esse ritual foi criado em 2016, quando a Hiper era formada por umas 40 pessoas. Tenho certeza que errei o número… mas não importa muito. Era algo em torno disso!

Nascia, na época, um dos elementos mais fortes da nossa cultura, a Reunião 360º. Batizamos assim por se tratar de um momento para passar uma visão geral de como as coisas estavam caminhando, resultados e o que estava por vir. Por isso 360 graus.

Os mais “financeiros” já devem ter olhado pela ótica do custo envolvido em parar todas as pessoas para uma hora de bate-papo toda semana. Sim, há um custo nisso… mas vá por mim, vale cada centavo.

Você só sabe o valor e a importância de ter um canal forte de comunicação com o time todo quando tem um canal desse tipo.

Mas, por que toda semana? Tem assunto para toda semana?

Sim! É só você querer, ser criativo e organizar-se para isso.

Ah, e dar a devida importância para esse encontro. Pense através do ponto de vista do que agrega valor para as pessoas (o seu time), não use como uma vitrine para falar só de coisas bonitas e fazer um marketing interno.

Afinal, você estará frente a frente com quem faz a mágica acontecer no seu negócio. Por que não dedicar um tempo de qualidade para quem joga junto com você?

Não adianta só esperar engajamento por parte do time. Você precisa despertá-lo quase que de forma semelhante a alguém esfregando um utensílio de prata, buscando o brilho mais intenso possível.

Insisto, você vai saber o quanto isso é importante quando tiver criado o hábito. Vá por mim e tire suas próprias conclusões após a reunião número 30.

Como criar uma reunião semanal com todo o time

O formato da Reunião 360º da Hiper era o seguinte:

• Aproveitamos o começo para saudar os aniversariantes de casa e idade e para as chegadas e partidas, apresentando novos integrantes do time e comentando sobre alguma pessoa que tenha deixado a empresa. Ocasionalmente, alguém do time abria a reunião falando algo sobre a cultura ou contando sua história na empresa. Um bom quebra-gelo.

• Seguimos para a pauta semanal com temas relevantes para alinhar as pessoas. A curadoria dessa pauta era feita por toda a liderança, com temas que envolvem os próximos passos da empresa, bem como projetos em andamento.

• Há um momento para as pessoas de produto/desenvolvimento apresentarem novidades nos produtos, fazer mini demonstrações e atualizações sobre projetos relevantes. Um primeiro contato entre o público interno e o que está prestes a chegar para os clientes.

• Atualizamos as pessoas sobre os resultados quantitativos, tais como novos clientes conquistados e outros indicadores de grande importância para o crescimento do negócio.

• Da mesma forma, apresentamos os resultados qualitativos, momento que chamamos de “Great, Good, Bad & Ugly”. Dos piores acontecimentos (“ugly” e “bad”) para os melhores (“good” e “great”) são apresentados os fatos que marcaram a semana de maneira qualitativa.

• O fechamento das reuniões era realizado por mim, no papel de CEO. O intuito era transmitir alguma mensagem de alinhamento estratégico para todas as nossas pessoas, temas envolvendo algo que estava sendo planejado, algum desafio ou problema pelo qual estávamos passando, alguma questão referente à cultura ou simplesmente uma mensagem de engajamento.

• Antes de encerrar, o microfone fica aberto para ouvir o time. E os trabalhos são dados como concluídos com um grito coletivo de “GO HIPER 👊🏻” com o punho fechado, uma injeção de energia indescritível, um misto de “vencemos mais uma semana honestamente” e “bora vencer o que vem pela frente”.

Esse era o formato mais recente quando deixei a operação e passei o comando da empresa para outra liderança. Obviamente que nem sempre foi assim, fomos evoluindo e adequando conforme o tempo foi passando.

A última edição que participei foi a de número 253. Sim, você entendeu certo, foram 253 semanas seguindo o ritual. É sobre isso que me refiro quando digo que levávamos o assunto a sério. Tenho saudades desses encontros. Era bom demais!

Um ponto forte da cultura da Hiper sempre foi a transparência e a Reunião 360º tornou-se uma ferramenta muito poderosa para alinhamento entre as pessoas, de todas as áreas e todos os níveis.

Você só vence a “rádio peão” se der as caras e falar sobre o que tem que ser falado e com frequência. Não se iluda achando que as pessoas não estão falando pelos cantos sobre as coisas que estão acontecendo.

As pessoas querem saber a real sobre os acontecimentos da empresa. Quando você não se posiciona, alguém posiciona… e é dali que nascem as distorções, polêmicas e especulações. Essa é a maior verdade dos ambientes corporativos.

Fica aqui minha recomendação para que você considere criar um encontro com todo o time. Comece quinzenalmente se achar que semanalmente ainda não é necessário. Uma vez por mês é pouco!

Tome como base a estrutura que aplicamos na Hiper, mas deixe com a cara da sua empresa. Ser autêntico é importante quando se trata de rituais de cultura e gestão de pessoas.

Apenas comece e quando perceber estará no meio do caminho. Você tem muito a ganhar quando contar com um canal forte de comunicação e transparência com seu time.

📷 Foto Product School on Unsplash

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